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Como analisar a eficiência do tempo

Como analisar a eficiência do tempo

Mauricio Landwoigt, ADM, MSc, PMP, Consultor
 
No mês passado levei minha mãe para fazer exames laboratoriais de coleta de sague em um determinado laboratório, situado em um bairro nobre do Recife. Como profissional em gerenciamento de processos, comecei a analisar.

Sempre procuro observar como as empresas trabalham. Mas, principalmente, busco identificar o desenho do fluxo e o desempenho em nível de tempo, ou seja, quanto tempo se gasta para um determinado resultado.

Bem, ao chegar no laboratório caímos no fluxo corriqueiro:

Pegamos uma senha e aguardamos sentados a chamada para apresentar os documentos do plano de saúde e cadastro no sistema do laboratório;
Ao sermos chamados, entregamos os documentos para verificação do laboratório e para solicitar autorização junto à administração do plano de saúde. Depois disso, voltamos a sentar;
Passados alguns minutos, somos chamados novamente. Mas, dessa vez, para assinar os documentos. Voltamos a sentar para aguardar a chamada para entrar na área de coleta;
Em mais alguns instantes, fomos chamados para a coleta de sangue que demorou no máximo 10 minutos.

Após realizar o exame, fiz uma reflexão sobre um assunto que estudei conhecido como Tempo Agregado, que é exatamente o tempo gasto para realizar o trabalho que gera receita.

Neste fluxo exemplo, nós (o cliente) gastamos aproximadamente 40 minutos dentro do laboratório, sendo que efetivamente a atividade que gera receita para o laboratório ocorreu em 10 minutos: a coleta de sangue.

Diante dessa situação, fui induzido a refletir também sobre o gerenciamento do processo e, por isso, decidi falar sobre o assunto. Então, vamos lá.

GERENCIAMENTO DO VALOR AGREGADO

O Gerenciamento do Valor Agregado (GVA) é um método de mensuração de desempenho introduzido nos anos 60 pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos para obter critérios de padrões de aceitabilidade para contratos de defesa.

Esse processo mede o desempenho do cronograma com dados como a Variação de Prazo (VPR) e o Índice de Desempenho de Prazo (IDP).

Essas análises são usadas para avaliar a magnitude de variação em relação à linha de base do cronograma – o cronograma aprovado e planejado inicialmente. Ou seja, são feitas para o que é definido e padronizado pela empresa como meta de desempenho e acompanhamento.

As variações de folga total e de término mais cedo são também componentes de planejamento essenciais para avaliar o desempenho de tempo do projeto.

Aspectos importantes do controle do cronograma incluem a determinação da causa e grau de variação relativos à linha de base do cronograma, estimativa das implicações dessas alternâncias para o término de trabalhos futuros e a decisão sobre se a ação corretiva ou preventiva é necessária.

CAMINHO CRÍTICO

Para facilitar, vou citar um exemplo. É sabido que Caminho crítico são todas as atividades que precisam ser concluídas no período planejado para que o projeto possa ser finalizado dentro do prazo. Ok.

Um grande atraso em qualquer procedimento que não esteja no caminho crítico pode influenciar nas atividades de pouco efeito no cronograma geral do projeto, sem precisar, necessariamente, de uma atitude urgente. No entanto, um atraso muito menor numa ação crítica ou quase crítica pode exigir uma ação imediata.

Percebe como é importante essa análise para entender a real situação do processo e só então poder agir corretamente caso necessário? Mas vamos supor que você busque uma alternativa.

QUAL ALTERNATIVA AO GERENCIAMENTO DO VALOR AGREGADO?

Para os projetos que não usam GVA, uma análise de variação similar pode ser executada pela comparação das datas planejadas com os dias reais de início ou término, a fim de identificar as variações entre a linha de base do cronograma e o desempenho real do projeto.

Além disso, segundo o Project Management Instituto (PMI/USA), uma análise adicional pode ser executada para determinar a causa e o grau de variação relativos à linha de base do cronograma e quaisquer ações corretivas ou preventivas necessárias.

Agora que você entendeu como identificar o Tempo Agregado e Gerenciar o Valor Agregado, faça uma reflexão no seu dia a dia. Pense em como andam seus processos.

Você definiu os padrões que orientam a execução? Como serão medidos? Os riscos foram identificados? Os recursos estão sendo fornecidos no tempo certo? E seus clientes, a satisfação deles está considerada no seu planejamento? Essas são algumas perguntas que você pode fazer. Que tal começar por aí?

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